La versión original de este post de Wes Kao se puede encontrar en Wes Kao’s Newsletter (en inglés).

“Va a llevar demasiado tiempo explicar cómo hacer esto.”

Durante años me resistí a delegar porque me resultaba más rápido hacer la tarea yo mismo. Intelectualmente entendía los beneficios de delegar: tener más productividad, trabajar a través de otros, aumentar mi impacto, etc., etc., etc.

Pero reservar el tiempo para explicar todos los matices de una tarea me parecía un montón de trabajo. Tenía miedo de no explicar bien y de que la persona no hiciera un buen trabajo, lo que terminaría haciendo que yo tuviera que rehacer todo igual.

Un día me di cuenta de que tener una checklist podía ayudarme a identificar rápido qué contarle a alguien por fuera de mi propia cabeza. Desde entonces usé checklists como la de abajo en cientos de pedidos a otras personas. Funciona en un montón de situaciones donde necesitás establecer un contexto compartido:

  • Si antes hacías la tarea y ahora estás entrenando a alguien para que la haga de acá en adelante.
  • Si no tenés del todo claro cómo hacer una tarea, pero estás sumando a un partner de otra área para que haga su parte en un proyecto.
  • Si querés usar IA como partner de pensamiento y querés que te dé consejos más relevantes para tu situación.

Estas son las preguntas que me hago para poder compartir contexto con confianza cuando pido algo:

1. ¿Qué sabe esta persona? ¿Qué es nuevo para ella?

Considerar lo que ya sabe tu colega te ayuda a salirte de tu propia cabeza y meterte en la suya. Solo con esta pregunta te vas a acordar de lo que ya sabe (que podés explicar más rápido o construir encima) y de lo que es nuevo para él/ella (que probablemente no te acordarías de que era nuevo hasta que lo pensaras conscientemente). Esto tiene el efecto positivo de volverte más empático y paciente.

Cada situación, proyecto, etc. va a ser distinta, así que usá tu criterio. Por ejemplo, compartirías un contexto distinto si tu colega ya está trabajando en una parte del proyecto y ahora lo estás metiendo en otra parte, versus si esa misma persona está escuchando del proyecto por primera vez.

2. ¿Por qué estamos haciendo esto?

Si la tarea requiere criterio (y casi todas las que van más allá de lo muy básico lo requieren), querés ayudarlos a tomar la decisión correcta cuando no los estás mirando por encima del hombro. Compartir el “por qué” detrás de la tarea hace que no dependan demasiado de seguir instrucciones mecánicas o paso a paso.

Además, saber cómo tu parte encaja en un proyecto más grande hace que cualquier tarea se sienta más reconfortante. Podés ver cómo tu trabajo es parte de algo más grande.

🚫: [Silencio]

✅: “Esto importa porque…”

✅: “Nuestro objetivo es evaluar a qué microinfluencers contactar para nuestra próxima campaña. Queremos asegurarnos de que sean un buen fit para la marca y este lanzamiento específico.”

✅: “Una vez que termines esto, lo vamos a compartir con el equipo de X y ellos van a tomar eso y…”

3. ¿Qué necesitan para hacer esta tarea?

Esto incluye acceso a herramientas, plataformas, planillas, documentos, assets, presupuesto, personas, etc. Tenelo listo de antemano, o prepárate para listarlo verbalmente para que la persona pueda conseguir esos recursos por su cuenta. Es como el mise en place en la cocina. Querés reunir todo lo que la persona podría necesitar.

4. ¿Cómo se ve “excelente”?

Tratá de “mostrar, no contar” cómo se ve lo excelente. Por ejemplo, compartí mockups, ejemplos, screenshots, documentos, analogías, etc. Querés ayudarlos a hacer pattern matching y entender visceralmente lo que estás diciendo. Acá un ejemplo puede valer más que mil palabras.

Incluso si no tenés un ejemplo uno a uno porque lo que estás pidiendo es nuevo, podés mostrar ejemplos y decir “Es como esto, excepto…”

🚫: [Silencio]

✅: “El documento final debería verse similar a este.”

✅: “Acá hay algunos ejemplos de documentos de estrategia. El tuyo no tiene que tener exactamente las mismas secciones, pero fijate cómo estos docs cubren el ‘¿por qué ahora?’ del problema y [insertá las otras cosas que querés señalar].”

5. ¿Cuál es el timeline y el nivel de prioridad?

Vas a querer aclarar si es una tarea de “hacelo en las próximas horas”, “en algún momento de esta semana” o “en algún momento de las próximas dos semanas”. Evitá frases como “ASAP”, “urgente” y “prioridad” porque son demasiado vagas y pueden aumentar el estrés de forma innecesaria.

Sobre cuánto tiempo invertir en una tarea: no siempre es obvio qué se considera “suficientemente bueno”. Delegué tareas y, cuando la persona entregó el trabajo, me di cuenta de que había sido más detallado de lo que necesitaba. No había seteado bien las expectativas.

Me gusta pedirle a mis colegas que me avisen si van a mitad del proyecto y se dan cuenta de que mi estimación está errada. No hay vergüenza en eso, así que no los culpes ni asumas que “están trabajando muy lento”. Si estás delegando a gente más junior del equipo, tener visibilidad de su proceso te va a permitir ayudarlos a ser más eficientes. En mi experiencia, sin embargo, lo que parece un problema de velocidad suele ser en realidad un problema de alcance, así que no se resuelve simplemente intentando trabajar más rápido.

6. ¿Qué es lo más probable que salga mal? ¿Qué puedo hacer para evitar que pase?

Estas dos preguntas cubren prácticamente el 99 % de la reducción de riesgos. Si las apuestas son bajas, dedicá menos tiempo a esto. Si las apuestas son altas, armá un set más completo de riesgos para poder evaluar la probabilidad y el impacto de cada problema. ¿Qué no querés que haga la persona?

🚫: [Silencio]

✅: “No necesito párrafos de explicación o contexto de cada cliente. Solo necesito el nombre del cliente y algunos bullet points de por qué los elegiste. A partir de ahí, voy a revisar yo mismo el perfil de cada cliente que recomendaste.”

Para recapitular, estas son las preguntas:

  • ¿Qué sabe esta persona? ¿Qué es nuevo para ella?
  • ¿Por qué estamos haciendo esto?
  • ¿Qué necesitan para hacer esta tarea?
  • ¿Cómo se ve “excelente”?
  • ¿Cuál es el timeline y el nivel de prioridad?
  • ¿Qué es lo más probable que salga mal? ¿Qué puedo hacer para evitar que pase?

Estas preguntas son un punto de partida, así que puede haber preguntas que quieras cambiar o agregar que sean más específicas para tu situación. Te animo a crear tus propias preguntas de cabecera.

La versión original de este post de Wes Kao se puede encontrar en Wes Kao’s Newsletter (en inglés). Traducción por Grok+@jedux, revisión por @nachichuri.